Comptabilité
Comment Identifier les tiers en saisie d'écriture ?
Comment créer un fichier comptable ?
Fichier / Nouveau / Assistant de création de fichier comptable
En création des bases de données, toutes les options de stratégies de sécurité sont activées par défaut et intègrent également une gestion de mots de passe forts.
Sur vos dossiers existants, nous vous incitons très fortement à activer systématiquement tous les paramètres de sécurités proposés par votre application.
Lorsque la fonction Mode assistant du menu Fenêtre est activée, un assistant s'affiche pour vous guider dans la création d'un nouveau fichier.
- A l'ouverture de l'application, ouvrez le menu Fichier / Nouveau.
- Sur la première page de l'assistant, renseignez la raison sociale de votre société
- Sélectionnez l'option Oui si vous souhaitez récupérer les coordonnées de l'entreprise renseignées au moment de l'installation du logiciel.
- Si vous avez sélectionné Oui, la fenêtre suivante reprend par défaut les coordonnées de l'entreprise déjà enregistrées. Sinon saisissez-les
- Renseignez dans l'écran suivant les dates de début et fin d'exercice. Ces dates sont modifiables ensuite dans les Paramètres société/Votre société/Exercices.
Un exercice comptable est limité à 36 mois.
- Dans la zone Longueur d'un compte, sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de caractères pour les comptes généraux et les sections analytiques.
- Dans l'écran Identification de votre monnaie de tenue de compte, précisez votre monnaie de tenue de compte
- Si vous avez sélectionné Autre, un écran s'affiche dans lequel, vous devez préciser
- le nombre, les séparateurs de décimales et de milliers de votre monnaie,
- le code ISO
- et le Sigle qui correspond à l'abrégé de la monnaie qui apparaîtra dans la barre d'état.
- Dans l'écran Reprise des éléments comptables, sélectionnez l'option souhaitée :
- Oui : reprise de du modèle standard complet
- Oui, mais : sélection partielle des éléments du modèle standard
- Non : le paramétrage est défini manuellement
- Si l'option Oui, mais a été sélectionnée, un écran proposant la sélection des éléments comptable s'affiche.
- Dans l'écran Création du fichier comptable, cliquez sur le bouton Parcourir pour indiquer le nom du fichier et éventuellement sélectionner un autre répertoire stockage.
Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au fichier lors de sa création. Il n'est donc pas nécessaire de la saisir.
Vous pouvez également modifier la capacité en Ko en saisissant une autre valeur que celle proposée par défaut : 1000 Ko.
- Cliquez sur Fin pour valider la création de votre fichier comptable.
Traitement / Sauvegarde fiscale des données...
Cette fonction permet de répondre aux obligations de sauvegarde périodique et annuel des comptabilités informatisées imposées par la Direction Générale des Impôts, en imprimant les journaux comptables au format PDF.
Il faut considérer la sauvegarde fiscale des données comme une clôture période. La nouvelle date de dernière période archivée doit remplacer la dernière période clôturée, si cette dernière est inférieure.
Production et sécurisation des archives
Tous les fichiers générés par la sauvegarde fiscale sont signés numériquement afin de garantir leur intégrité. Les fichiers sont compressés dans un seul fichier avec une extension. zip. Il suffit de double cliquer dessus pour accéder au contenu et visualiser vos documents.
Inaltérabilité et sécurisation des écritures clôturées : toute écriture clôturées comporte une information complémentaire qui garantit son intégrité.
Important ! Une sauvegarde des bases de données avant le lancement de la fonction doit être impérativement réalisée.
Si nécessaire, vous pouvez vérifier sur quel mois a été lancé la dernière sauvegarde fiscale des données dans Fichier / Lire les informations.
Les opérations d'archivage consistent à enregistrer en PDF les documents comptables allant de la dernière sauvegarde fiscale effectuée jusqu'à la période limite sélectionnée.
Ce traitement peut être lancé mensuellement, annuellement ou pour toute autre période. L'objectif étant de traiter l'ensemble de l'année pour archiver la totalité des écritures comptables gérées dans l'application.
- Ouvrez la fonction Traitement / Sauvegarde fiscale des données.
- L'étape 1 de l'assistant s'affiche
Avant de lancer le traitement, une sauvegarde des données est recommandée !
- Sélectionnez le traitement à effectuer :
- Procéder aux opérations périodiques : sauvegarde d'une ou plusieurs périodes
- Procéder aux opérations annuelles : sauvegarde de l'exercice en cours
Il est nécessaire d'avoir procédé aux opérations périodiques auparavant !
- Procéder aux opérations provisoires : clôture les écritures jusqu'à la date indiquée. L'ajout de nouvelles écritures dans les journaux de la période restera possible après l'exécution de ce traitement.
- Cliquez sur le bouton Suivant.
- Si vous avez sélectionné les opérations périodiques, l'étape 2 de l'assistant s'affiche :
- Sélectionnez la période limite à sauvegarder à l'aide de la liste déroulante, si la période proposée par défaut ne nous convient pas.
- Cochez cette option si vous souhaitez sauvegarder une plusieurs périodes consécutives, du début de l'année civile jusqu'à la date limite à sauvegarder.
- Si vous avez sélectionné les opérations annuelles, la page de l'étape 2 affiche :
- les dates de début et de fin d'exercice que vous allez sauvegarder,
- les conditions à remplir pour procéder au opérations annuelles de sauvegarde.
- Si vous avez sélectionné les opérations provisoires, l'étape 2 de l'assistant affiche :
- Sélectionnez dans la liste déroulante la période de l'exercice que vous souhaitez sauvegarder, si la période proposée par défaut ne vous convient pas.
- Cliquez sur Suivant
- L'étape 3 de l'assistant récapitule les critères de la sauvegarde et les traitements qui vont être réalisés, ainsi que le lieu ou seront enregistrés les éléments.
- Cliquez sur Fin pour lancer le traitement.
Pour plus d'informations concernant le répertoire de stockage, voir le § Emplacement de stockage des fichiers d'archives ci-dessous.
- Après la sauvegarde, l'application lance, sur option, le programme Sage direct, outil de visualisation et de sauvegarde des données archivées.
- Vous pouvez alors visualiser et/ou éditer vos fichiers comptable.
En standard, l'emplacement qui est sélectionné par défaut est le suivant :
C:\ProgramData\Sage\Archivage\Raison Sociale Société\Comptabilité 100c\Année
Exemple pour la société Bijou
C:\ProgramData\Sage\Archivage\Raison Sociale Société\Comptabilité 100c\Année
Le nom des fichiers d'archives se décompose comme suit : AAAA.COMPTABILITE.Journal.mois.-AA.pdf
Exemple pour l'archivage du mois d'avril
2017.COMPTABILITE.Journal.avr.-17.pdf
L'emplacement de stockage peut être personnalisé dans le menu Fenêtre / Personnaliser / Général / Répertoire
Cliquez sur le bouton pour sélectionner un autre répertoire de stockage.
Traitement / Rapprochement bancaire automatique /
L'option Ouvrir la fenêtre de lettrage en saisie doit être cochée sur le code journal de la banque utilisée pour le rapprochement bancaire.
Cette option vous permet de générer successivement le règlement, le rapprochement puis le lettrage.
- Procédez à votre rapprochement en ouvrant le menu Traitement / Rapprochement bancaire automatique
- Sélectionnez le compte bancaire concerné dans la zone du même nom.
- Sélectionnez votre ou vos mouvements bancaires à rapprocher
- Cliquez sur le bouton Générer.
- Cochez l'option Visualiser l'écriture avant de l'enregistrer.
- La fenêtre affichant les écritures apparaît.
- Sélectionnez un modèle de saisie dans Appeler un modèle.
- puis renseignez les références du document (une facture par exemple) dans la ligne située sous le modèle.
- Une fois la saisie validée, la fenêtre de lettrage s'affiche.
- Cochez l'écriture correspondant à votre règlement.
Gammes
Comment envoyer les documents dans Sage Document Manager ?
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